會議預(yù)約系統(tǒng)是由人和計算機(jī)等組成的能進(jìn)行信息的收集、傳送、儲存、維護(hù)和使用的會議管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)是由多種終端組成,前端采用液晶屏一體機(jī)安裝在會議區(qū)入口或會議室門口,當(dāng)你預(yù)訂后即可鎖定會議時間段,解決會議時間沖突問題。
一、會議預(yù)約系統(tǒng)的優(yōu)勢:
1:會議預(yù)約系統(tǒng)采用b/s架構(gòu)開發(fā),可將實時動態(tài)的將會議室預(yù)定信息,傳遞到每個會議室門口顯示屏上,管理界面融合一體,只需登陸即可實現(xiàn)綜合管理。
2:會議預(yù)約系統(tǒng)可通過多方式進(jìn)行預(yù)約會議室,無需專門跑動預(yù)約,手指輕松點幾下即可完成會議室預(yù)約,極大提升工作效率。
3:會議預(yù)約系統(tǒng)通過互聯(lián)網(wǎng)遠(yuǎn)程控制,無需人工換卡、插卡,實現(xiàn)不同場所、不同受眾、不同時間段能夠播放不同的會議信息內(nèi)容。
4:用戶權(quán)限控制靈活,會議管理系統(tǒng)的用戶控制由:角色、權(quán)限、用戶、用戶組等部分組成。角色對應(yīng)權(quán)限,用戶對應(yīng)用戶組,用戶組對應(yīng)角色,無論用戶如何變換,都不會造成權(quán)限控制的混亂,使得用戶權(quán)限管理做到安心、放心。
5:擁有國家版權(quán)局頒發(fā)的計算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書。
6:支持短信或者郵件通知,會議預(yù)約系統(tǒng)與移動技術(shù)充分結(jié)合,實現(xiàn)了一旦會議確認(rèn)召開,就會提前向與會人員進(jìn)行短信或者郵件通知,以免造成缺席、遲到等現(xiàn)象,進(jìn)而可以有效的提高會議的執(zhí)行效率。
7:會議資源統(tǒng)籌分配,在企業(yè)實際運營過程中,有時會出現(xiàn)會議資源沖突的現(xiàn)象,一旦出現(xiàn)不同的會議組在同一時間,使用同一會議資源的情況,比如同時在同一個會議室召開會議,結(jié)果造成了不必要的尷尬。會議預(yù)約系統(tǒng)可完美解決沖突問題。
8:系統(tǒng)安全性,安全是企事業(yè)單位信息系統(tǒng)非常重要的環(huán)節(jié),尤其是重要的會議,一旦造成會議內(nèi)容泄露,將給企事業(yè)單位造成相當(dāng)嚴(yán)重的影響。
二、會議預(yù)約系統(tǒng)的功能:
(1)會議室管理:可自定義分組管理會議室、自定義命名會議室;
(2)會議預(yù)約:對會議進(jìn)行預(yù)約管理;
(3)會議審核:可自定義相關(guān)會議審核流程、審核權(quán)限設(shè)定;
(4)會議查詢:查看會議主題信息,開始時間,結(jié)束時間等;
(5)會議簽到:會議簽到、簽到表導(dǎo)出;
(6)個人中心:個人用戶信息管理;
(7)系統(tǒng)管理:用戶管理、會議審批權(quán)限、系統(tǒng)監(jiān)控、業(yè)務(wù)日志等;
(8)基礎(chǔ)報表統(tǒng)計:登陸統(tǒng)計、使用統(tǒng)計、會議室費用結(jié)算統(tǒng)計;